北京外国语大学
会务预订服务指南
一、预定方式
会务预定办公室设专人值守，接受各处室、学院的会议服务需求。会务服务内容包括会议预订、使用电子屏幕等。
现场预定：行政楼404室
电话预定：8092
应急联系人：18701595326
工作时间：08:00—12:00 14:00—18:00
二、会议室类型
1.中小型会议室：
会议室地点 | 可容纳人数 | 会议室地点 | 可容纳人数 |
行政楼515
（华为电视） | 16人 
| 行政楼504
（话筒、LED屏） | 40人 
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阿语楼101
（话筒、投影） | 165人
| 行政楼507
（话筒、LED屏） | 56人 
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阿语楼107
| 12人 
| 阿语楼207
（投影） | 20人 
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晨读厅
（话筒、LED屏） | 97人 
| 暮思厅
（话筒、电视） | 40人 
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国内大厦1号楼
308 （话筒、电视屏） | 20人 
| 国内大厦3号楼
408 （话筒、电视屏） | 20人 
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国内大厦3号楼
508 （话筒、电视屏） | 20人
| 国内大厦3号楼
608 （话筒、电视屏） | 20人
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国内大厦4号楼
308 （话筒、电视屏） | 20人
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2.大型会议室：
会议室地点
| 可容纳人数 396人 | 会议室地点 | 可容纳人数 182人 |
阿语楼国会厅 （话筒、LED屏、投影） | 
| 行政楼配楼 二层 （话筒、LED屏） | 
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三、预定流
1.预订：电话预订或现场预订，原则上提前3天预订，提供基础服务:茶水/矿泉水、多媒体设备；
2.回执：工作人员根据需求填写《会议室预订单》，告知所安排会议室编号，并向对方重复会议需求，核对信息；
3.取消及变更：如需取消或变更预订，请预订人员提前与会务预定办公室联系，以免造成资源浪费，遇学校重大活动、涉密会议等需临时变更时，工作人员会主动与预订人员联系，确定变更方案；
4.会服确认：《会议室预订单》交予会议服务人员，会场预订方进行签字确认；
5.会议室分配原则：根据预订单位提出的参会人数（一般5人以上）、所需设备设施，予以安排对应会场。
6.如有基础服务以外的其他需求，请向会务预订办公室申请。
四、会议室使用规范
1.会议室为禁烟场所，请勿在会议室吸烟，如因吸烟造成的公物损坏及安全危害，安全责任由预订部门负责，并进行赔偿；
2.如会议室器材、设备设施无法正常使用，请与在场会务人员沟通，不要随意拆卸、修理，如私自拆卸、修理造成的公物损坏及安全危害损失，安全责任由预订部门负责，并进行赔偿；
3.如预订部门需在会场安装外租音视频设备，应与会务预订办公室联系，签订使用会议室安全责任书，并由相关部门到场后进行协助安装，如因私自装卸造成的安全危害及损失，责任由预订部门负责，并进行赔偿。
附：《会议使用安全责任书》
